Vous avez de nombreux documents à faire signer à envoyer chaque jour et vous ne voulez pas faire cela dans l'urgence au dernier moment.
Ce peut être le cas pour tout le monde et en particulier si vous êtes organisme de formation et que vous devez envoyer des feuilles d'émargement aux apprenants chaque demi-journée pendant une semaine par exemple.
Heureusement, Nextsign vous permet de vous organiser très en amont d'une date de signature en préparant le document - processus d'envoi, ajout des signataires- et en choisissant la date et l'horaire d'envoi.
Comment faire en pratique ?
Une fois que vous avez téléchargé votre document, vous trouverez, dans la zone de paramétrage à gauche, des boutons qui vous permettent de choisir le moment de l'envoi des demandes de signatures.
Un agenda s'ouvre alors où vous pouvez préciser la date et l'horaire de l'envoi.
Il vous reste alors à bien paramétrer les caractéristiques du processus d'envoi (destinataire du document signé, possibilité d refuser ou non ....) et bien sûr d'associer les signataires au document. En cliquant sur valider, vous ferez passer votre document au statut Prêt et les mails seront envoyés au moment planifié.
Pour retrouver vos transactions en attente allez dans le suivi de document. Vous pourrez facilement repérer les envois planifiés, ils ont associés au statut Prêt et la date d'envoi est indiquée. Une fois la date planifiée dépassée, leur statut passe alors à en cours.
